Kreis Herford führt Tablets statt gedruckter Sitzungsvorlagen ein

Kreis Herford. Schon mit Beginn der Wahlperiode wurde bei vielen Abgeordneten, insbesondere den jüngeren, der Wunsch laut die Arbeit mit den Sitzungsunterlagen zu optimieren. Zu Anfang bekam man jede Sitzungsunterlage genau einmal und musste diese dann immer von Sitzung zu Sitzung neu zusammenstellen. Mehr oder weniger zwangsweise ging dabei auch mal eine Vorlage „verloren“, wenn man vergaß sie umzuheften. Da kam es dann gelegen, dass die Sitzungsunterlagen auch online im Ratsinfomanagement System verfügbar waren. Dort konnte man sich die Sitzungsunterlagen für eine Sitzung komplett herunterladen. Dabei gingen natürlich die eigenen Notizen „verloren“, sprich man musste sie von Hand übertragen. Irgendwann hat dann auch die Kreisverwaltung den Prozess so umgestellt, dass vor einer Sitzung jeweils die Unterlagen komplett neu zugesandt wurden. Insgesamt war das alles möglich, aber nicht zufriedenstellend.

Deshalb hat die Kreisverwaltung schon sehr früh begonnen die Möglichkeiten einer elektronischen Bearbeitung der Sitzungsunterlagen zu prüfen. Durch den Einsatz der Software SD.NET als Dokumentenverwaltung für die Sitzungsunterlagen war sehr bald ein erster Test mit einem Windows Programm möglich. Dazu wurde auch innerhalb unserer Fraktion ein von der Kreisverwaltung vorbereitetes Notebook an interessierte Abgeordnete weitergegeben. Auch ich habe die Software seinerzeit getestet, wirklich überzeugen konnte sie jedoch nicht. Wobei sicherlich der Hauptgrund war, dass das eingesetzte Gerät schlicht unpassende war. Ich hatte wenig Interesse zusätzlich zu meinem geschäftlich verwendeten Notebook noch ein weiteres für den Kreistag mitzuschleppen. Auch erschien mir die Bedienung der Software mit Maus und Tastatur zu keiner Zeit eingängig, weshalb ich unserem Fraktionsvorsitzenden auch die entsprechende Rückmeldung gab.

Schon zu diesem Zeitpunkt wurde angekündigt, dass auch noch eine Version für Tablets veröffentlicht werden soll, auf diese Version wurde dann über ein Jahr gewartet, aber das warten hat sich gelohnt. Mit der Software iRich (iRats Info Compact Home) steht inzwischen eine Software zur Verfügung die alle zwingend notwendigen Anforderungen erfüllt. Ganz zu Beginn war das noch nicht so, aber seit dem mitte November veröffentlichten Update fehlt es mir an nichts mehr. (Schauen sie sich dazu am besten die Bildschirmfotos an, mit denen ich die Funktionen demonstriere.)

Natürlich wirft diese Einführung gleich mehrere Fragen auf, zum einen „Hat der Kreis zuviel Geld?“ und zum anderen „Kommen damit denn alle klar?“.

Diese Fragen möchte ich hier gerne aufgreifen, zunächst zur Frage ob damit alle klar kommen:
Jeder Abgeordnete hatte die Möglichkeit sich zu entscheiden, ob er die Unterlagen weiterhin per Post erhalten, oder unter verzicht der postalischen Zustellung einen Tablet erhalten möchte. Die Kreisverwaltung hat dabei ganz bewußt eine Privatnutzung der Geräte gestattet, zum einen wird dadurch bei den Personen die mit der Technik ansonsten nichts machen erreicht, dass sie sich mehr damit befassen. Zum anderen muss niemand ein zweites Gerät mitschleppen.
In unserer Fraktion kamen zudem einige Personen auf mich zu und fragten mich, ob ich sie bei Problemen unterstützen werde. Das tue ich natürlich mit Freude. So werde ich sicher im Anschluss so mancher Fraktionssitzung noch die ein oder andere Hilfestellung geben. Geplant sind auch Übungen in größerer Runde. Als die Tablets ausgeteilt wurden, gab es darüber hinaus auch eine durch die Kreisverwaltung durchgeführte „Übungsstunde“ in der die grundsätzliche Bedienung erklärt, sowie die Kontaktdaten bei etwaigen Problemen mitgeteilt wurden.
In unserer Fraktion haben sich nahezu alle Mitglieder für die Nutzung digitaler Sitzungsunterlagen entschieden.

Auch auf die Kostenfrage möchte ich natürlich eingehen und die Situation im Kreis Herford darstellen, diese lässt sich vermutlich nicht auf jede Umgebung 1:1 übertragen, zeigt aber Potentiale auf. So ist durch den gleichzeitigen Verzicht auf die postalische Zusendung der Unterlagen eine deutliche Reduktion der Kosten möglich. Im Kreis Herford sinken die jährlichen Kosten um über 1/3 im Vergleich zur vorherigen postalischen Variante. In dieser Rechnung sind alle entstehenden Kosten, also auch die Beschaffung der Geräte, sowie die Kosten für die notwendigen Mobilfunkverträge berücksichtigt.

Zusätzlich zu den Möglichkeiten von iRich, kann man natürlich auch alle anderen wichtigen Dokumente auf dem Tablet mitführen, so gibt es den Kreishaushalt schon seit langem auch als PDF, aber erst jetzt kann man damit auch arbeiten. Da es in iRich (zumindest aktuell) nicht möglich ist externe Dokumente zu öffnen, habe ich mir für derartiges noch die App iAnnotate PDF zugelegt.

Ein ausdrückliches Lob möchte ich an dieser Stelle der Kreisverwaltung aussprechen, diese hat auch ohne explizite Beauftragung durch die Politik die Stimmung aufgenommen und in enger Abstimmung mit den Fraktionen eine Lösung für den Wunsch nach einer digitalen Sitzungsverwaltung umgesetzt. Auch jetzt hat die Kreisverwaltung immer ein offenes Ohr für Verbesserungswünsche und steht mit Rat und Tat zur Seite, wenn mal etwas nicht rund laufen sollte.

Anhand der Reaktionen von Mitgliedern anderer Parlamente wurde mir inzwischen auch deutlich, welche Vorreiterrolle der Kreis Herford mit diesem Projekt einnimmt. Auch deshalb freut es mich dieses tolle Projekt durch meinen Beitrag in der eigenen Fraktion zumindest etwas zu unterstützen.

Die Einführung des Systems würde bei uns natürlich dadurch begünstigt, dass der Kreis Herford bereits SD.NET eingesetzt hat. Es gibt zwar ähnliche Lösungen auch für andere Sitzungsdienste, aber mein bisheriger Eindruck ist, dass keine davon iRich das Wasser reichen kann. Auch bin ich der Meinung man sollte unbedingt die Einführung von Tablets prüfen, wenn man bereits SD.NET einsetzt, insbesondere wenn man wie im Kreis Herford anschließend sogar geringere Kosten hat, die Möglichkeiten für den Abgeordneten mit den Dokumenten zu Arbeiten steigen dadurch in jedem Fall.

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